有效邀约客户能否有效邀约顾客直接影响终端会成败，对有较好客源的企业建议出售邀请函，凭邀请函参会赠送产品及服务项目，一来可以确定人数并减轻做会成本负担，二来可以培养终端顾客先付出的心态，有利于活动现场的促销。对客源不是很好的企业，不收费派送邀请函无疑更为实际和有效，可以通过老顾客带新顾客或者小区内派单来邀约顾客。做好详细的规划终端会靠前天，应该基本确定参会名单，针对参会名单上的老顾客，调出档案，充分了解顾客的消费情况。对于新顾客，要注重引导，根据其回执单反馈信息，并根据信息总汇去考虑终端会的主讲内容及创意流程，制定好详细的答谢会方案。
确定预算对于时尚晚宴这种活动来说，你想要把它做成真的是符合“时尚”两个字，你所用到的物料也应该不是廉价低档的。经费的支持，应该是所有活动策划与执行的支撑点。至于一场晚宴需要多少预算，得看你的规模有多大，场地选在哪个地方，室内还是室外，还是室内室外一起。其他费用就都是用在设计、物料、花艺、演艺等等这些方面了。确定主题与规模晚宴有很多种主题风格，时尚典雅、大气轻奢、清新脱俗、仙女可爱等等。具体得看主办方是想以哪种目的去开展晚宴，根据他们所要表现的调性风格来定。什么样的调性运用什么样的装饰，包括美陈设计的风格，花艺是要用鲜花还是干花，需要哪一些品种来搭配。晚宴规模的问题，一般晚宴人数是在200-300之间，晚夏想要营造的就是一种能够放松心情，愉悦洽谈的氛围，所以一般人数不会很多，可设座位，也可不设。
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